Anleitung: Instantly mit eigener Outreach-Domain einrichten - DACH-Setup
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung für eine sauber aufgesetzte Cold-Outreach-Domain mit Instantly: DNS-Records, Warm-up und erste Sequenz.
Was du brauchst
Eine separate Domain (z.B. info-leadsucher.app statt leadsucher.app), Zugriff zum DNS-Provider (Cloudflare, GoDaddy, Hetzner), einen Google Workspace oder Microsoft 365 Account und einen Instantly-Account.
Nicht die Hauptdomain für Cold-Outreach verwenden. Wenn die Reputation einbricht, willst du nicht, dass deine wichtigen Geschäftsmails in Spam landen.
Schritt 1 - Domain registrieren und parken
Eine .com oder .at-Domain mit ähnlichem Namen wie deine Hauptdomain. Beispiele: leadsucher-team.com, get-leadsucher.at, hello-leadsucher.app.
Auf der Domain eine simple Weiterleitung zur Hauptseite einrichten. Empfänger, die im Browser die Absenderadresse prüfen, sollen nicht auf einer "Domain geparkt"-Seite landen.
Schritt 2 - Mailbox einrichten
Verbinde die Domain mit Google Workspace oder Microsoft 365. Lege zwei Mailboxen an: eine generische (info@... oder hello@...) und eine personenbezogene (vorname.nachname@...).
Pro Mailbox solltest du langfristig nicht mehr als 30-40 Mails pro Tag senden. Mehr Mailboxen = mehr Kapazität.
Schritt 3 - DNS-Records setzen
Drei Records sind kritisch. Ohne sie landet jede Mail im Spam.
SPF Eintrag im DNS: TXT @ "v=spf1 include:_spf.google.com ~all" (für Google Workspace - bei Microsoft 365 entsprechend "include:spf.protection.outlook.com")
SPF sagt Empfänger-Servern, welche Server berechtigt sind, Mails von dieser Domain zu senden.
DKIM DKIM-Schlüssel im Mail-Provider erstellen (Google Admin Console > Apps > Gmail > Authenticate Email). Den TXT-Record in der DNS-Zone eintragen, wie vom Provider vorgegeben.
DKIM ist eine kryptografische Signatur jeder Mail, die Empfänger prüfen.
DMARC TXT _dmarc "v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@deine-domain.de"
DMARC sagt Empfängern, was sie tun sollen, wenn SPF oder DKIM fehlschlagen. Start mit p=none, später kannst du auf p=quarantine wechseln.
Schritt 4 - Custom Tracking Domain
In Instantly unter "Settings > Custom Domain" eine Subdomain (z.B. track.deine-domain.de) als CNAME zu Instantly's Server zeigen lassen. So sehen Empfänger nicht "instantly.ai" in den Tracking-Links, sondern deine eigene Domain.
Schritt 5 - Mailbox in Instantly anlegen
In Instantly unter "Email Accounts" die Mailbox via OAuth verbinden. Bei Google Workspace ist das ein Klick. Bei Microsoft 365 muss vorher ein Admin-Consent erteilt werden.
Wichtig: Die Mailbox-Limits in Instantly auf 30 (Tag 1-7), 40 (Tag 8-14), 50 (Tag 15+) setzen. Höhere Limits brennen junge Domains ab.
Schritt 6 - Warm-up aktivieren
In Instantly unter "Warm-up" die Funktion einschalten. Empfehlung: 30 Mails pro Tag, 30 Tage Warm-up. In dieser Zeit sendet Instantly automatisch Mails zwischen Postfächern aus seinem Netzwerk - die simulieren echte Konversationen und bauen Reputation auf.
In den ersten 14 Tagen keine echten Cold Mails senden. Wer Tag 1 nach Mailbox-Setup direkt 50 Cold Mails versendet, fliegt in 99% der Fälle in Spam.
Schritt 7 - Erste Sequenz
Nach 2 Wochen Warm-up startest du die erste echte Sequenz. Beginne mit 20 Mails pro Tag pro Postfach, steigere wöchentlich um 5-10. Nach 6 Wochen bist du auf 40-50 pro Tag und Mailbox - das ist das nachhaltige Maximum.
Die Sequenz sollte 3-5 Touchpoints haben (siehe unser Outbound-Funnel-Artikel). Touchpoints im Abstand von 4-7 Tagen.
Häufige Fehler
Fehler: SPF und DKIM nicht gesetzt. Folge: 90% Spam-Rate von Tag 1.
Fehler: Hauptdomain für Outreach verwendet. Folge: Hauptmail-Reputation leidet, geschäftskritische Mails landen in Spam.
Fehler: Zu schneller Volumen-Anstieg. Folge: Domain-Reputation kollabiert nach 2-3 Wochen, Domain ist verbrannt.
Fehler: Custom Tracking Domain vergessen. Folge: Tracking-Links zeigen "instantly.ai" - sieht für Empfänger nach Mass-Marketing aus.
Nach 6 Wochen
Du hast eine warm gefahrene Domain mit 2-3 Mailboxen, jeweils 40 Mails pro Tag. Das sind 100-120 Mails pro Tag pro Domain, also 2.500 pro Monat. Genug für eine ernste Outbound-Kampagne mit etwa 50-100 qualifizierten Antworten.
Wenn du mehr Volumen brauchst: zweite Domain. Niemals die Limits einer Domain hochschrauben.